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L’archivage numérique : pour sécuriser et retrouver facilement tous les documents

L’archivage numérique de documents est la solution idéale pour conserver, sécuriser et consulter rapidement vos documents. Découvrez pourquoi avec docnGO.

 

Qu’est-ce que l’archivage ?

Selon l’AFNOR (Association Française de Normalisation), l’archivage désigne « l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter ».

L’archivage concerne alors toutes les entreprises et doit être bien encadré. Avec les nouvelles technologies, beaucoup de documents se sont dématérialisés, laissant place au format numérique. On parle dès lors d’archivage numérique. Mais comme pour la version papier, les documents numériques sensibles nécessitent une gestion particulière.
Pour cela, les factures, les fiches de paie, les relevés bancaires, les bons de commande, les contrats… doivent être conservés en toute sécurité mais doivent également être retrouvés facilement. Leur archivage est donc essentiel.

L’archivage électronique doit garantir l’authenticité et l’intégrité des données, autrement dit il doit garantir la traçabilité des données et elles ne doivent pas être modifiées. Il doit également garantir la pérennité des données : elles doivent demeurer lisibles et accessibles et enfin, la sécurité doit être certifiée : le système d’archivage choisi doit éviter la perte ou le vol des documents.

 

Bien différencier sauvegarde et archivage numérique

La sauvegarde et l’archivage sont deux notions souvent confondues dans les entreprises, mais il y a une distinction à faire entre ces deux termes.

La sauvegarde concerne principalement les données encore utilisées au sein de l’entreprise. Elle consiste à dupliquer ces données dans le but de les restaurer en cas de défaillance ou de panne informatique. Ainsi, même en cas de problème technique ou d’erreur humaine, l’activité de l’entreprise n’est pas interrompue. C’est donc une copie de sécurité.

En revanche, l’archivage s’applique aux données qui n’ont plus besoin d’être utilisées mais qui pourraient nécessiter d’être consultées ultérieurement pour des raisons légales. Ce sont les données originales qui sont archivées et non des copies.

 

Gestion de l’archivage

Afin d’être en conformité avec la loi ou pour des raisons de confidentialité, les documents sensibles peuvent être conservés au sein d’un espace de stockage sécurisé, appelé coffre-fort électronique. Cet espace est accessible via internet et permet de stocker des documents électroniques sous différents formats. Selon les services proposés, il peut être gratuit ou payant.

Une entreprise qui met en place un système d’archivage doit respecter certaines formalités. Elle doit en effet établir un plan de classement des archives numériques et instaurer une politique de conservation de ces archives.

De même le processus d’archivage de documents se fait généralement en 4 étapes :

• identification et authentification de chaque document à archiver ;
• stockage des archives ;
• conservation et consultation des archives ;
• destruction ou classement final des documents archivés.

 

L’archivage numérique, une affaire de professionnels

L’archivage électronique de documents est une tâche fastidieuse et complexe qui, pour être bien effectuée, nécessite l’intervention de professionnels possédant le savoir-faire technique requis.

docnGO, spécialiste de l’impression et la gestion documentaire, met à votre disposition son service de numérisation et d’indexation pour vous faciliter l’accès à vos archives numériques. Nos équipes se chargeront de scanner tous vos documents et de les numériser sur le format de votre choix (CD-ROM ou clé USB).

Vous souhaitez plus d’informations sur l’archivage numérique de vos documents avec docnGO ? N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe.

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