L’impression papier peut représenter un poste de dépense non négligeable pour une entreprise : jusqu’à 3% de son chiffre d’affaires annuel ! Il est pourtant possible de réduire les coûts d’impression, à condition d’adopter les bonnes pratiques. Découvrez comment en suivant nos conseils, étape par étape.
Evaluer les coûts d’impression
La première étape consiste à faire un état des lieux de l’utilisation de l’impression papier au sein de l’entreprise afin d’établir les coûts réels d’impression et de dégager des pistes d’optimisation.
Les coûts d’impression englobent en réalité bien plus que les consommables (papier, encre, toner). A ces coûts il faut en effet y ajouter le prix d’achat ou de location du matériel d’impression (imprimantes, photocopieurs, fax), ainsi que le coût des contrats de maintenance à l’année.
C’est pourquoi il est recommandé d’inclure toutes ces dimensions dans votre évaluation pour avoir une idée bien précise de ce que coûte l’impression à votre entreprise.
Réunissez vos contrats de location et de maintenance de matériel, déterminez le volume de pages imprimées par mois et l’utilisation de consommables. Vous serez ainsi en mesure d’avoir une visibilité sur le coût mensuel et annuel de l’impression.
Cette première phase d’analyse doit aussi vous permettre d’identifier les freins liés aux processus d’impression dans l’entreprise : choix de matériel obsolète ou inadapté, mauvaises pratiques, mauvaise évaluation des besoins en consommables,…
Auditer ses besoins
Une fois que vous aurez déterminé les coûts d’impression et la consommation de papier dans votre entreprise, vous devrez évaluer les besoins réels de vos collaborateurs ainsi que leur utilisation des fonctions annexes (fax, scanner, photocopie…). Ainsi, vous pourrez éventuellement considérer la centralisation de l’impression depuis des systèmes multifonctions, plutôt que d’avoir du matériel individuel pour chaque besoin (fax, photocopie, impression), ce qui, en plus d’être encombrant, génère des coûts supplémentaires.
Envisagez également la question de l’archivage numérique : en plus du gain de place et de la facilité de partage qu’il procure, la création d’un fichier au format PDF permet d’éviter l’utilisation de papier.
Encourager les bonnes pratiques
L’optimisation des coûts d’impression passe aussi et surtout par l’adoption de bons réflexes par l’ensemble des collaborateurs. Voici quelques conseils pour changer les habitudes et obtenir des résultats rapidement.
- Limiter les impressions
Cela peut sembler être une évidence, mais il faut faire preuve de bon sens : faut-il imprimer toute une page alors que l’information peut être notée sur un bout de papier ?
En outre, vous pouvez délimiter les pages à imprimer depuis les paramètres du programme, en sélectionnant précisément les pages de documents souhaitées tout en écartant les pages sans intérêt pour l’impression. Certaines applications permettent également d’exclure les éléments graphiques et les images indésirables, surtout si vous imprimez une page web qui contient de nombreux bandeaux publicitaires et des éléments de navigation inutiles pour votre impression.
- Imprimer en recto verso
L’impression en recto-verso permet de réduire jusqu’à 30 % la consommation de papier dans les entreprises. De plus, les imprimantes multifonctions modernes proposent pour la plupart un mode d’impression recto-verso. Plus besoin de retourner le papier pour imprimer sur le verso !
- Privilégier le noir et blanc
Préférez l’impression en noir et blanc : ce mode permet d’économiser vos cartouches couleurs, que vous réserverez pour les documents les plus importants (présentations professionnelles, devis, contrat). Pour paramétrer le noir et blanc par défaut, il faut aller dans les propriétés de l’imprimante depuis l’interface logiciel et choisir le mode adéquat.
- Sensibiliser aux questions environnementales
Pour convaincre vos collaborateurs de réduire la consommation de papier, mettez l’environnement au cœur de votre politique sociétale et appliquez des mesures concrètes pour encourager l’éco-citoyenneté au sein de l’entreprise : réduction des impressions, recyclage des cartouches d’encre, réutilisation des feuilles déjà imprimées…
La solution d’externalisation pour réduire vos coûts
Selon les besoins que vous avez, il peut être intéressant de faire appel à un prestataire extérieur spécialisé dans la reprographie. En effet, certaines impressions sont longues et nécessitent des finitions particulières, qui, faites en interne, risquent d’immobiliser l’un de vos employés et l’une de vos imprimantes pendant un laps de temps précieux.
Faire appel à un prestataire spécialisé dans la reprographie, c’est bénéficier de l’intervention d’un expert qui possède des matériels adaptés pour effectuer ces finitions et qui pourra fournir rapidement un document de qualité, ce qui permet à vos employés de se concentrer sur leur travail, celui qui créer de la plus-value à l’entreprise. Ce choix sera donc adapté pour des documents du quotidien à reproduire à plus de quelques exemplaires et pour des documents qui nécessitent un soin particulier. Vos motivations seront soit le gain de temps soit un besoin de qualité supérieur.
Si vous réfléchissez à bénéficier des avantages de l’externalisation de vos travaux d’impression, l’équipe DocnGO est à votre disposition pour répondre à vos questions et vous présenter ses services.
