touche de clavier "appels d'offres"

La gestion des appels d’offres en ligne : une solution fiable et globale

La gestion des appels d’offres en ligne offre sécurité, rapidité et efficacité pour les émetteurs d’appels d’offres comme pour les entreprises soumissionnaires. Découvrez les avantages de cette solution dématérialisée avec docnGO.

 

Le contexte : la dématérialisation des marchés publics

En l’espace de dix ans, la législation française s’est dotée d’un dispositif juridique pour permettre la dématérialisation des appels d’offres.

Depuis le 1er janvier 2005, les acheteurs publics doivent en effet être en mesure de recevoir les candidatures et les offres des entreprises par voie électronique (décret n°2002-692 du 30 avril 2002 – article 3). Ce dispositif s’est même renforcé en 2012, car il précise désormais que l’acheteur public a désormais l’obligation d’accepter les candidatures transmises par voie électronique pour les marchés d’un montant supérieur à 90.000 euros HT (décret n°2008-1334 du 17 décembre 2008 – article 64).

Ce dispositif juridique est censé offrir une réponse aux évolutions économiques et culturelles observées auprès des entreprises et des administrations depuis l’arrivée d’Internet et notamment la dématérialisation des supports papiers. En effet, ce procédé est devenu en l’espace de quelques années une alternative de choix chez les entreprises et les administrations pour transmettre des documents dans le cadre d’un appel d’offres publique.

Pour répondre à ce besoin croissant, des entreprises de la reproduction documentaire telles que docnGO se sont spécialisées dans le développement de services associés à la dématérialisation des données pour permettre aux entreprises candidates de commander par voie électronique les appels d’offres, via l’utilisation de plateformes de publication d’appels d’offre en ligne.

Découvrons ensemble les avantages que cet outil propose aux différents acteurs impliqués dans un appel d’offre dématérialisé.

 

 

Les avantages pour les émetteurs du projet

Moins de contraintes

Les plateformes de gestion d’appels d’offre réduisent les contraintes d’une diffusion classique des appels d’offre.

 

Plus de sécurité

Toutes les données (dossiers, documents) sont déposées et archivées sur un serveur sécurisé en local. Les applications disponibles sur les outils de gestion permettent également d’éviter les risques d’erreurs administratives sur la procédure de réponse et la gestion de dates de validité (horodatage de documents).

 

Intégralité des informations

La dématérialisation garantie la restitution de l’ensemble des données du projet et n’a aucun effet sur le contenu des informations présentes dans les documents reproduits.

 

Economies

Les appels d’offres dématérialisés permettent d’imprimer les dossiers à la demande des répondants. Avec à la clé des économies en papier, en frais d’envoi et en temps.

 
 

Les avantages pour les entreprises soumissionnaires

Rapidité

Grâce à la dématérialisation des supports et à la compression des fichiers, les entreprises peuvent télécharger rapidement les dossiers d’appels d’offre pour disposer des informations sans perdre de temps.

 

Services

Les plateformes de gestion d’appel d’offres en ligne proposent également tout un panel de services et d’informations :

  • Alerte sur chaque nouveau dossier d’appel d’offres
  • Accès à l’ensemble des consultations en cours
  • Accès aux informations de chaque dossier (prix, disponibilité, date limite de réponse, choix du format)

 

Sécurité

Les plateformes de gestion des appels d’offre en ligne incluent des solutions de paiement électronique sécurisé. C’est notamment le cas de notre module de paiement électronique docnGO, qui s’appuie sur la solution SystemPay développée par la banque Natixis.

 

Suivi

L’espace online permet à chaque entreprise d’avoir accès en temps réel aux informations relatives aux opérations en cours et de commander les dossiers en quelques clics depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.

 

Environnement

En optant pour un format dématérialisé (CD-DVD, formats numériques), les entreprises limitent la consommation de papier et font ainsi un geste pour préserver l’environnement.

 

 

Découvrez docnGO – AO, le service d’Appels d’offres docnGO

docnGO – AO (Appels d’offres) est la plateforme de commande en ligne de dossiers d’appels d’offre au service des émetteurs de projets, des entreprises et des plateformes de dématérialisation.

Cette plateforme optimise le temps et le taux de réponse aux appels d’offres en facilitant l’accès aux documents pour les entreprises soumissionnaires, grâce à son système de commande et de paiement en ligne.

Les dossiers sont réalisés par des professionnels de la reprographie et sont expédiés sous 48h ouvrés ou mis à votre disposition dans l’une des agences du réseau docnGO. Trois types de format sont proposés au choix : CD/DVD, CD/DVD + papier, ou papier uniquement.

Prenez contact avec l’équipe docnGO pour obtenir des informations supplémentaires.

 

Contactez docnGO
crayons papier de couleurs

Les significations marketing des couleurs

Chaque couleur évoque une voire plusieurs significations selon les perceptions des individus. C’est pourquoi il est indispensable, afin de toucher son cœur de cible, de connaître les spécificités marketing des couleurs lorsqu’on envisage de réaliser une création graphique.

Pour les marques qui communiquent ou qui vendent des produits, le choix des couleurs d’un point de vue marketing n’est pas anodin, car celles-ci jouent un rôle psychologique très fort dans la motivation d’achat et dans la perception du produit ou service de la part des consommateurs.

Voici quelques conseils pour vous aider à choisir les couleurs les plus adaptées à votre cible, votre marché et votre produit.

 

La signification des couleurs primaires : bleu, jaune et rouge

La signification marketing du bleu

 

Evoquant le ciel ou la mer, le bleu est une couleur généralement associée au rêve, à la sagesse, à la confiance et à la sérénité.  Il peut être aussi employé pour symboliser la fraîcheur, d’où sa forte présence sur les packagings de boisson.

C’est une couleur souvent utilisée dans la charte graphique des secteurs de l’aéronautique,  des finances, de l’immobilier, de l’informatique, de l’industrie, du tourisme ou encore des nouvelles technologies, dans le but de rassurer les clients.

Signification positive : confiance et sécurité

Signification négative : dirigisme, froideur, mélancolie

 

La signification marketing du rouge

 

A l’inverse du bleu, le rouge est une couleur chaude qui a de l’énergie et du caractère. Elle est traditionnellement associée aux représentations suivantes : amour, passion, violence, force, virilité, désir, sensualité.  Toutefois, l’utilisation marketing du rouge nous éloigne assez de ces considérations, puisque de nombreuses marques destinées aux jeunes emploient le rouge comme couleur principale : Nintendo, Coca-Cola, Kellog’s, Virgin, Lego…

Signification positive : jeunesse, amour, passion, sensualité, triomphe

Signification négative : danger, colère, interdiction, violence

 

La signification marketing du jaune

 

Chaleureuse et rayonnante, la couleur jaune symbolise la joie et la fête. Elle incarne, d’un point de vue marketing, la tonicité et l’optimisme.

Elle a toutefois été longtemps associée à l’adultère, au mensonge et à la traîtrise.

Signification positive : énergie, richesse, intelligence, dynamisme

Signification négative : jalousie, mensonge,  avarice

 

La signification des couleurs secondaires : orange, vert et violet

La signification marketing de l’orange

 

Longtemps boudée par les marques après avoir été associée au mouvement hippie, la couleur orange est redevenue en l’espace de quelques années une couleur populaire, notamment auprès des entreprises présentes sur les marchés low-cost ou de l’occasion (Easy Jet, Le Bon Coin, Amazon).

En effet, cette couleur est signe d’ouverture d’esprit, d’optimisme et de bonheur et apporte une touche dynamique à vos documents ou votre site internet.

Il faut toutefois l’utiliser avec parcimonie, et la nuancer avec des teintes car il s’agit d’une couleur très vive et envahissante. Elle s’associe particulièrement bien avec le bleu, le jaune ou le rouge.

Signification positive : enthousiasme, bienveillance, proximité, sympathie

Signification négative : agressivité, « kitch »

 

La signification marketing du vert

 

La couleur verte est, d’un point de vue marketing, indissociablement liée aux notions de nature, d’environnement  et d’écologie.  C’est pourquoi on retrouve le vert chez de nombreux acteurs impliqués dans la protection de l’environnement. Certaines marques mondialement connues se sont également tournées vers le vert pour accentuer le côté « responsable ». C’est par exemple le cas de McDonald, qui est passé du rouge au vert suite à un certain nombre de scandales liés à la « junk food ».

Le vert évoque généralement le bien-être, la santé, la croissance, la sérénité. Toutefois, en fonction de l’intensité des teintes, elle peut aussi renvoyer à une impression d’énergie (vert fluo).

Signification positive : écologie, croissance, sérénité

Signification négative : échec, infortune

 

La signification marketing du violet

 

Le violet est une couleur clivante : on aime ou on déteste. Il faut dire qu’elle est particulièrement délicate à marier avec d’autres couleurs. Seuls le blanc et le noir s’accommodent bien avec le violet. On évitera autant que possible de l’associer au bleu, au rose ou au vert. Certaines nuances telles que le mauve sont plus faciles à employer.

Associé au noir, le violet peut être perçu comme une couleur symbolisant la mort, la souffrance, les ténèbres.

Signification positive : intelligence, imagination, sagesse

Signification négative : mélancolie, solitude, souffrance, ténèbres

 

La signification des couleurs tertiaires : doré et marron

 

La signification marketing du marron

 

Le marron est naturellement associé à la couleur de la terre.  Couleur neutre mais chaude, elle représente la douceur, la sérénité, la solidité, la stabilité, le calme, la rusticité. Comme toutes les couleurs, il est conseillé de ne pas l’employer seule car elle peut devenir rapidement étouffante.

Signification positive : douceur, nature, protection

Signification négative : saleté, boue, vieillesse.

 

La signification marketing du doré

 

Nuance du jaune, le doré évoque la fortune, le luxe, la puissance par l’argent, l’aisance matérielle. Le doré seul ne doit jamais être employé, mais plutôt avec parcimonie pour ajouter de l’éclat ou souligner un message, une offre, ou un argument. Il s’associe bien avec le noir, le rouge ou encore le marron.

Signification positive : richesse, opulence, fécondité

Signification négative : cupidité, kitsch

 

La signification des autres couleurs

La signification marketing du noir

 

Bien qu’il ne soit pas une couleur à proprement parler, le noir véhicule une symbolique très forte. En marketing, le noir dégage une image haut-de-gamme et donne une impression d’élégance et de noblesse. C’est pourquoi il est très répandu dans le monde du luxe et des produits haut-de-gamme.  Le noir s’associe idéalement avec la plupart des couleurs.

Signification positive : élégance, simplicité, luxe, sobriété

Signification négative : deuil, mort, tristesse, obscurité, vide, austérité

 

La signification marketing du blanc

 

Tout comme le noir, le blanc n’est pas techniquement une couleur, mais le grand public la classe malgré tout dans cette catégorie. Symbolisant l’unité, la pureté et l’équilibre parfait,  le blanc se marie à la perfection avec toute la palette chromatique

Signification positive : pureté,  innocence, équilibre

Signification négative : vide, absence, solitude,

 

La signification marketing du gris

 

A mi-chemin entre le blanc et le noir, le gris hérite des avantages comme des inconvénients de ses « parentes ». Trop présent, il peut renvoyer à l’évocation de la tristesse, de la solitude, du vide. Cependant, il peut être associé avec de nombreuses couleurs, et se marie très bien avec des teintes éclatantes.

Signification positive : équilibre, calme, neutralité, solidité, sobriété, modernisme

Signification négative : tristesse, solitude, fadeur

 

La perception des couleurs selon les pays

Il faut savoir que les perceptions et les significations des couleurs peuvent être très différentes en fonction des pays et des continents. Si vous envisagez de communiquer à l’international ou que vous lancez un produit dans un pays étranger, prenez soin de vous renseigner sur la signification et le symbolisme des couleurs du pays ou du continent que vous ciblez.

Exemple : le blanc est généralement associé à la pureté dans les pays occidentaux, alors qu’il symbolise le deuil dans une majorité des pays asiatiques.

 

A retenir

L’utilisation des couleurs les plus adaptées à votre cible ne suffit pas pour optimiser l’efficacité marketing de votre marque, vos services ou vos produits. Il est également important d’associer les bonnes couleurs dans la bonne proportion, et de choisir une police de caractère adaptée qui soit reflet de votre positionnement.

Exemples de plaquettes et de brochures imprimées par docnGO

Plaquette commerciale : un support crucial pour votre business

Malgré le développement des supports  de communication numérique (site internet, réseaux sociaux, newsletter…), la plaquette commerciale reste, à l’instar de la carte de visite, un support de choix pour les entreprises et un outil incontournable au service de leur force de vente.

Toutefois, la réalisation d’une plaquette commerciale répond à un certain savoir-faire et nécessite de se poser les bonnes questions avant de se lancer dans ce projet.

En effet, il faut considérer la plaquette commerciale comme une véritable vitrine pour votre entreprise. Ainsi, une plaquette mal exécutée dans sa réalisation ou sa finition peut rejaillir négativement sur l’image de votre entreprise, de votre produit ou de vos services.

Pour réussir la création de votre plaquette commerciale, suivez les conseils de notre entreprise spécialisée dans la reprographie et l’impression.

 

Définir la stratégie commerciale

Avant de se lancer tête baissée dans la conception de la plaquette, prenez le temps de vous poser les questions stratégiques suivantes :

  • Quel est l’objectif commercial de ma plaquette ?
  • Quelle est la cible ?
  • Quel message doit-elle transmettre ?
  • Quelles sont les points forts et les arguments commerciaux à mettre en avant ?
  • Quand dois-je la diffuser ?

Pensez également à analyser les supports de vos concurrents directs et indirects en réalisant un benchmark. Cela vous permettra d’observer les codes et les tendances de votre secteur d’activité.

C’est en ayant cette première réflexion marketing avec vos équipes commerciales que vous serez en mesure de concevoir un outil de prospection performant.

 

Choisir le format le plus adapté

Les formats d’impression les plus répandus pour une plaquette commerciale sont l’A4 (21×29,7 cm) et l’A5 (14,8 x 21 cm).

Le format A4 est le plus populaire car il offre une prise en main facile, et permet de se ranger facilement dans un porte-documents ou un classeur. En outre, ce format facilite l’envoi par courrier postal dans le cadre d’un démarchage commercial.

Une plaquette commerciale est généralement constituée de 2 ou 3 volets dépliants imprimés recto-verso.

 

Soigner la mise en page et les contenus

Une plaquette de présentation de votre entreprise doit être attrayante, bien conçue et bien rédigée afin de véhiculer le message de manière la plus efficace possible

Pour vous aider dans cette approche marketing, vous pourrez faire appel à la méthode AIDA, qui est l’acronyme de :

  • Attirer l’Attention
  • Susciter l’Intérêt
  • Provoquer le Désir
  • Pousser à l’Action

Quatre éléments vont servir à créer le contenu de votre plaquette commerciale :

  • Les textes
  • Les images (photographie, illustrations, schémas)
  • Les couleurs
  • Les polices de caractères

Si votre entreprise s’est dotée d’une charte graphique, vous saurez déjà quelles couleurs et quelles polices de caractères utiliser. Si ce n’est pas le cas, nous vous conseillons fortement de munir votre société de cahier de normes graphiques pour encadrer les créations visuelles présentes et futures et homogénéiser l’image et la perception de votre entreprise.

Les textes doivent être à la fois concis et direct. La plaquette commerciale doit en effet convaincre avec le moins de texte possible. C’est pourquoi il est nécessaire de synthétiser au maximum afin de n’exposer à vos clients et prospects seulement les informations cruciales. Soyez concret, utilisez des phrases courtes tout en vous focalisant sur les bénéfices et les avantages de vos produits ou services.

Les images ont aussi une importance capitale. Elles permettent de faire respirer la mise en page et de véhiculer un message clair pour appuyer vos arguments commerciaux. Chaque page de votre plaquette devra contenir entre une et trois images.

Ne sélectionnez que les images disposant de la meilleure résolution possible afin d’avoir un résultat de qualité à l’impression. Vous pouvez avoir recours aux banques d’images disponibles sur internet pour télécharger des visuels libres de droit et en qualité optimale. Si votre budget le permet, nous vous conseillons toutefois de faire appel à un photographe professionnel et ce pour deux raisons :

  • Vous bénéficierez de l’expertise d’un professionnel pour obtenir des clichés de qualité.
  • A la différence des banques d’images qui propose des visuels génériques, vous pourrez mettre en avant des visuels personnalisés, reflets de votre entreprise, de vos services et de vos équipes.

 

Faire imprimer sa plaquette

Vous avez défini les contenus, organiser la mise en page, il ne vous reste plus qu’à lancer l’impression de votre plaquette commerciale.

Pour réussir cette dernière étape, il est fortement recommandé de faire appel à un spécialiste reconnu de l’impression pour bénéficier de son savoir-faire technique et obtenir un produit hautement qualitatif.

Disposant des compétences, du papier et du matériel adaptés à votre demande, il sera  en mesure de vous conseiller sur les aspects suivants :

  • Le choix du grammage : en règle générale, le grammage conseillé pour une plaquette commerciale est 250g/m². Cette épaisseur est suffisante pour permettre au dépliant de tenir debout sur une surface plane, et confère une sensation de solidité dans les mains de vos prospects
  • Le type de pliage : avec un pli central ou un accordéon en fonction des formats retenus
  • Les finitions : l’imprimeur peut vous proposer plusieurs types de pelliculage (mat pour un rendu haut-de-gamme, brillant pour protéger votre plaquette des rayures) ainsi que des options de finition (vernis sélectif et gaufrage pour faire ressortir les éléments essentiels de votre plaquette).

La dernière question à laquelle vous aurez à répondre est celle de la quantité souhaitée. Les nouvelles techniques offertes par l’impression numérique permettent de faire imprimer de faibles quantités à moindre coût. Le double avantage offert par des tirages courts réside à la fois dans le fait de limiter la gâche mais aussi dans la possibilité de renouveler le visuel et le contenu de votre plaquette pour en augmenter son efficacité. Il vous faut donc déterminer la vitesse d’écoulement des stocks de vos supports de communication et le temps avant renouvellement de vos offres.

docnGO, groupe spécialisé dans l’impression et la reprographie, traite chaque jour ce type de demande. En faisant appel à nos services, vous bénéficierez  d’une impression de qualité professionnelle et des conseils avisés d’une équipe d’experts.

Dotez-vous d’un outil de prospection efficace pour vous démarquer et développer votre chiffre d’affaires !

 

Demandez votre devis
Affiches festivals de musique en France en 2015

Top 10 des affiches de festivals français de l’été

Qui dit fin de l’été, dit aussi fin des festivités. C’est donc le moment idéal pour faire le point sur les meilleures affiches des festivals de l’été 2015. Voici une sélection de 10 affiches choisies par le groupe docnGO.

 

Festival Décibulles

Le Festival Décibulles est un festival de musique qui a eu lieu pour sa 22e édition du 10 au 12 juillet 2015 à Neuve-Eglise, dans le Bas-Rhin (Alsace). Il aura accueilli cette année 26.000 festivaliers : un record de fréquentation. L’affiche haute en couleur donne une impression d’énergie que nous avons particulièrement appréciée.

Affiche festival Décibulles 2015

Crédit : Festival Décibulles

Festival Mix’Terres

Cette année, pour sa 9e édition, le Festival Mix’Terres a eu lieu du 23 au 24 mai 2015 dans la ville de Blois. Ce festival est un cocktail culturel et artistique mêlant art de rue, danse, musique et cirque moderne. Une ouverture artistique bien retranscrite à travers l’affiche de l’événement.

Près de 10.000 festivaliers se sont rendus au Festival Mix’Terres cette année.

Affiche festival Mix'Terres 2015

Crédit : Festival Mix’Terres

 

Festival Rock en Seine

On aime également l’affiche du Festival Rock-en-Seine, qui présente un graphisme léché. Depuis 2003, ce festival se déroule le dernier week-end d’août dans le Domaine National de Saint-Cloud, aux portes de Paris et propose les groupes les plus en vue en matière de musique rock, pop, électro… Il aura drainé cette année 120.000 festivaliers.

Affiche Festival Rock En Seine 2015

Crédit : Rock En Seine

 

Festival Solidays

Depuis 1999, le Festival de musique Solidays est organisé sur l’hippodrome de Longchamp par Solidarité Sida, une association de lutte contre le SIDA. La dernière édition s’est déroulée du 26 au 28 juin 2015 et a accueilli environ 180.000 spectateurs sur ses pelouses.

Affiche Festival Solidays - Edition 2015

Crédit : Solidays

 

Festival Terres du Son

Créé en 2005, le Festival Terres du Son se tient chaque année dans le domaine de Candé, à proximité de la ville de Tours pendant 3 jours d’été. Pour l’édition 2015, le festival a eu lieu du 10 au 12 juillet avec pas moins de 48.500 festivaliers à son compteur.

Affiche Festival Terres du Son

Crédit : Terres du Son

 

Festival Voix la Dun

L’équipe docnGo a également sélectionné l’affiche du festival de musique Voix la Dun, un festival gratuit relativement récent puisque cette année aura été la 5e édition. Les festivités ont eu lieu le 25 juillet 2015 à Duingt, une commune située au bord du lac d’Annecy, dans la région Rhônes-Alpes.

Festival Voix La Dun - Affiche édition 2015

Crédit : Festival Voix la Dun

 

Festival Mainsquare

Ce festival, qui se déroule chaque année dans la Citadelle Vauban lors du premier week-end de juillet, est devenu en l’espace de quelques années l’un des événements musicaux majeurs en France. Pour sa onzième édition, le Mainsquare a réuni pas moins de 120.000 festivaliers venus écouter notamment des artistes internationaux tels que Muse, Lenny Kravitz ou encore Pharell Williams.

Affiche Festival Mainsquare 2015

Crédit : Festival Mainsquare

 

Les Eurockéennes de Belfort

Visuel impactant, couleurs vives, typographie forte…l’affiche de l’édition 2015 des Eurockéennes de Belfort affirme haut et fort son côté rock. Une affiche qui n’a certainement pas déplu aux festivaliers puisqu’ils étaient plus de 100.000 à venir assister aux concerts – un record de fréquentation pour ce rendez-vous musical créé en 1989.

Affiche Festival Eurockéennes Belfort 2015

Crédit : Les Eurockéennes de Belfort

 

Festival du Bout du Monde

On apprécie l’affiche de ce festival breton, qui opte pour une identité graphique à la fois originale, conviviale et audacieuse. Le Festival du Bout du Monde se déroule le premier week-end d’août de chaque année sur la Presqu’île de Crozon, à deux pas de l’océan.

affiche-festival-bout-du-monde-crozon-2015

Crédit : Festival du Bout du Monde

 

Festival de la Route du Rock

Autre festival qui se déroule tous les étés en Bretagne, la Route du Rock s’est dotée cette année d’une affiche originale, qui oscille entre graphisme minimaliste et couleurs vives.

Affiche Festival Route du Rock 2015

Crédit : La Route du Rock

 

Faites imprimer vos affiches avec docnGO

Vous organisez un festival de musique ou un événement culturel et avez besoin d’imprimer vos affiches ? L’équipe docnGO est à votre disposition pour tous vos besoins en impression d’affiches. Faites appel à nos services !

Demandez votre devis

 

Disque dur et documents imprimés par docnGO

L’archivage numérique : pour sécuriser et retrouver facilement tous les documents

L’archivage numérique de documents est la solution idéale pour conserver, sécuriser et consulter rapidement vos documents. Découvrez pourquoi avec docnGO.

 

Qu’est-ce que l’archivage ?

Selon l’AFNOR (Association Française de Normalisation), l’archivage désigne « l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter ».

L’archivage concerne alors toutes les entreprises et doit être bien encadré. Avec les nouvelles technologies, beaucoup de documents se sont dématérialisés, laissant place au format numérique. On parle dès lors d’archivage numérique. Mais comme pour la version papier, les documents numériques sensibles nécessitent une gestion particulière.
Pour cela, les factures, les fiches de paie, les relevés bancaires, les bons de commande, les contrats… doivent être conservés en toute sécurité mais doivent également être retrouvés facilement. Leur archivage est donc essentiel.

L’archivage électronique doit garantir l’authenticité et l’intégrité des données, autrement dit il doit garantir la traçabilité des données et elles ne doivent pas être modifiées. Il doit également garantir la pérennité des données : elles doivent demeurer lisibles et accessibles et enfin, la sécurité doit être certifiée : le système d’archivage choisi doit éviter la perte ou le vol des documents.

 

Bien différencier sauvegarde et archivage numérique

La sauvegarde et l’archivage sont deux notions souvent confondues dans les entreprises, mais il y a une distinction à faire entre ces deux termes.

La sauvegarde concerne principalement les données encore utilisées au sein de l’entreprise. Elle consiste à dupliquer ces données dans le but de les restaurer en cas de défaillance ou de panne informatique. Ainsi, même en cas de problème technique ou d’erreur humaine, l’activité de l’entreprise n’est pas interrompue. C’est donc une copie de sécurité.

En revanche, l’archivage s’applique aux données qui n’ont plus besoin d’être utilisées mais qui pourraient nécessiter d’être consultées ultérieurement pour des raisons légales. Ce sont les données originales qui sont archivées et non des copies.

 

Gestion de l’archivage

Afin d’être en conformité avec la loi ou pour des raisons de confidentialité, les documents sensibles peuvent être conservés au sein d’un espace de stockage sécurisé, appelé coffre-fort électronique. Cet espace est accessible via internet et permet de stocker des documents électroniques sous différents formats. Selon les services proposés, il peut être gratuit ou payant.

Une entreprise qui met en place un système d’archivage doit respecter certaines formalités. Elle doit en effet établir un plan de classement des archives numériques et instaurer une politique de conservation de ces archives.

De même le processus d’archivage de documents se fait généralement en 4 étapes :

• identification et authentification de chaque document à archiver ;
• stockage des archives ;
• conservation et consultation des archives ;
• destruction ou classement final des documents archivés.

 

L’archivage numérique, une affaire de professionnels

L’archivage électronique de documents est une tâche fastidieuse et complexe qui, pour être bien effectuée, nécessite l’intervention de professionnels possédant le savoir-faire technique requis.

docnGO, spécialiste de l’impression et la gestion documentaire, met à votre disposition son service de numérisation et d’indexation pour vous faciliter l’accès à vos archives numériques. Nos équipes se chargeront de scanner tous vos documents et de les numériser sur le format de votre choix (CD-ROM ou clé USB).

Vous souhaitez plus d’informations sur l’archivage numérique de vos documents avec docnGO ? N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe.

Demandez votre devis